Alapító okirat digitálisan – hasznos tudnivalók az elektronikus dokumentációról

A digitalizáció életünk egyre nagyobb területét hódítja meg, így szinte természetes, hogy a hivatalos ügyintézések kapcsán is egyre relevánsabb. A cégek számára ez nagyban leegyszerűsítheti a folyamatokat. Kérdés persze, hogy minden esetben működik-e.

Egy vállalkozás dokumentumai

A bürokrácia egy meglehetősen sokat emlegetett kifejezés a céges világban, hiszen egy vállalat vagy akár jogi személy esetében is már a megalapítás/létrehozás során is számos dokumentumot kell létrehozni, aláírni, benyújtani és még sorolhatnánk. Ez a procedúra azonban megkerülhetetlen, hiszen az érvényes jogszabályok és a jogi folyamatok előírásai megkövetelik azokat a lépéseket, melyek feltétlenül szükségesek az adott eljárás lefolytatásához. Idővel persze ebben is szerezhető egyfajta rutin, tény azonban az is, hogy a papír alapon történő ügyintézés egyre inkább idejétmúltnak tűnik, a különféle dokumentumok kötelező megőrzése ráadásul idővel beláthatatlan adathalmazokat eredményez, melyek megfelelő tárolása is kihívás lehet.

A papír alapú dokumentációk persze sokak szerint épp azt a célt szolgálják, hogy a digitális adatok mellett egy kézzelfogható, megőrizhető és bármikor előhívható formátumot szolgáltassanak. Tény, hogy sok esetben egy rendszerezetten tárolt dokumentum előkeresése sokkal rövidebb ideig tart, mintha a digitális adatbázist böngésznénk át érte, ám ez leginkább csak hozzáállás kérdése, hiszen a digitális ismeretek is könnyedén fejleszthetők. 

Gyakori érv az is, hogy a számítógépeken tárolt adatok bármikor elveszhetnek, hiszen egy kívülről érkező vírus vagy egy téves gombnyomás is nagy galibát okozhat, a nyomtatott papírok pedig ennek ellenállnak. Igen ám, de a nyomtatott dokumentumok ugyanúgy rendkívül sérülékenyek és egy darab papír is nagyon könnyen elveszhet 100 másik között, így talán ez sem helytálló érv a digitalizációval szemben. Ez a téma pedig természetesen az alapító okirat kapcsán is abszolút releváns.

Az alapító okirat szerepe

A digitalizáció viszonylatában természetesen bármely céges dokumentumot említhetnénk, az alapító okirat ugyanakkor egy annyira esszenciális része minden vállalkozásnak és jogi személynek, hogy ezzel együtt kiváló szemléltetője is a nyomtatott és digitális dokumentumok lehetőségeinek bemutatására. A definíció szerint ugyanis az alapító okirat egy olyan hivatalos jogi dokumentum melyet általában egy szervezet, vállalat, alapítvány, egyesület vagy más jogi személy létrejöttekor készítenek el. Így tehát azt mondhatjuk, hogy enélkül a dokumentum nélkül maga a cég vagy jogi személy sem létezhet, hiszen ezen keresztül kerülnek lefektetésre az alapításhoz szükséges adatok és információk. 

Az alapító okirat ugyanis egy szervezet létrejöttének alapvető feltételeit, a működési szabályait és a hozzá tartozó összes jogi személyiség alapvető adatait tartalmazza. Sok tekintetben hasonlít a cégkivonathoz is, hiszen abban is tételes cégadatok szerepelnek, ám a két dokumentum természetesen nem azonos egymással. Az alapító okirat emellett pedig egy másik céllal is rendelkezik, mégpedig hogy meghatározza a szervezet jogi kereteit, ezzel megfelelve az adott ország törvényi előírásainak. Ez leginkább jogszabályi hivatkozásokon keresztül lehetséges, így az alapító okiratot jellemzően ügyvéd vagy jogi szakértő készíti el és nem ritka, hogy közjegyző általi hitelesítés is szükséges hozzá, ahogy természetesen az illetékes hatóságok felé történő benyújtást sem maradhat el.

Az alapító okirat felépítése meglehetősen egységesnek mondható, ám tartalmi szempontból lehetnek benne különbségek, hiszen a lényegi információk a szervezet típusától és tevékenységétől függően változhatnak. A leggyakoribb tartalmi elemek között találjuk például: 

• A szervezet hivatalos megnevezése
• Székhelye
• Célja és tevékenysége
• Alapítók adatai
• Működési szabályzat
• Tőke vagy vagyon összege és jellege
• A megszűnés módja és feltételei stb.

Az elmúlt években a digitalizáció természetesen az alapító okirat kapcsán is abszolút releváns téma, hiszen ez a dokumentum is elkészíthető és hozzáférhető elektronikus formában. Ennek leginkább a szintén egyre inkább elterjedő és sokak által preferált online ügyintézés kapcsán lehet jelentősége, ugyanakkor nem feltétlenül érdemes vagy lehetséges minden esetben ezt a digitális formátumot használni, hiszen a hitelesítés kapcsán is merülhetnek fel problémák. Érdemes tehát tudni, hogy mikor és hogyan használható hivatalosan is egy elektronikus alapító okirat.

Elektronikus céges dokumentumok

Azért is nehéz egyértelmű különbséget tenni digitális és fizikai dokumentumok között, mert tulajdonképpen sem tartalmi, sem strukturális különbségeket nem találunk közöttük, a differencia mindössze a formátumban érhető tetten. Ez ugyanakkor éppen elegendő, hiszen a hivatalos ügyintézés során sokszor rendkívül szigorú előírásoknak kell megfelelni, melyek nem egyszer a benyújtandó dokumentumok típusát, formátumát is szabályozzák, így adott esetben vagy az egyik vagy a másik nem működik. Sok más hasonló dokumentumhoz hasonlóan természetesen az alapító okirat is elkészíthető elektronikus formában, mely gyorsabb, kényelmesebb és környezetbarát alternatívát kínál a papíralapú ügyintézéshez képest.

A legnagyobb kérdés a dokumentum hitelessége, illetve a hitelesítési lehetőségek, hiszen míg egy papír alapú dokumentumot a cég erre jogosult emberei aláírásukkal hitelesítik, egy digitális dokumentumot ilyen módon nincs lehetőség hitelesíteni. AZ elektronikus aláírás ugyanakkor egy egyre elterjedtebb metódus, amikor is nem fizikai értelemben kerül egy aláírás a dokumentumra, hanem egy lényegében egy személy saját azonosítójaként is értelmezhető digitális aláírás kerül rá, mely a dokumentumon is feltüntetésre kerül. Emellett pedig akár ügyvéd általi hitelesítésre is lehetőség van az elektronikus alapító okirat esetében is a lényeg, hogy valamilyen a hatóságok által is elfogadható formában igazoljuk annak hitelét.

Az elektronikus dokumentumok elfogadása

Az elektronikus alapító okirat egy jellemzően PDF kiterjesztésű dokumentum, mely ilyen formában könnyen kezelhető a digitális térben, legyen szó akár online ügyintézésről, akár e-mailben történő kommunikációról. A PDF formátum ráadásul a digitális aláírás mellett lehetőséget ad a dokumentum védelmére is, így a digitális biztonság is adott az alapító okirat esetében is. Kérdés persze, hogy a hatóságok elfogadják-e az elektronikus céges dokumentumokat. A válasz röviden az, hogy igen, így például a cégbíróság is elfogadja a jogi előírásoknak megfelelő és elektronikus aláírással ellátott alapító okiratot. Érvényesség tekintetében tehát a digitális dokumentumok sem különböznek papíralapú társaiktól.

Az elektronikus alapító okirat felhasználási lehetőségei

Az elektronikus alapító okirat számos céges ügyintézés során használható hatékonyan, melyek természetesen szintén elektronikus vagy online formában történnek lefolytatásra. Ezek például a következők lehetnek: 

1. Banki ügyintézés: A bankok jellemzően probléma nélkül elfogadják az elektronikus alapító okiratot, ha az a megfelelő hitelesítéssel, elektronikus aláírással rendelkezik. A dokumentum segítségével lehetőség van céges bankszámla nyitásra és más pénzügyi tranzakciók lebonyolítására is.
2. Pályázatok: Elektronikus alapító okiratot kérhetnek pályázatok benyújtásakor is, ha az alapító okiratot a pályázati kiírások előírják. Az elektronikus aláírás ez esetben is biztosítja, hogy a dokumentum megfelel a jogi előírásoknak.
3. Hivatalos szerződések: Az elektronikus alapító okirat alapot adhat olyan szerződések aláírásához is, amelyekhez szintén szükséges lehet a cég jogi képviselete.

Összességében tehát azt mondhatjuk, hogy az elektronikus alapító okirat egy sokkal kényelmesebb eszköze lehet a céges ügyintézésnek, hiszen így azok többsége az online térben, digitálisan is lebonyolítható, ezzel értékes időt megtakarítva. A digitális dokumentumok ráadásul sokkal környezetbarátabb megoldást biztosítanak, mint a nyomtatott papírok. A teljes digitális átállás persze egyelőre még várat magára, de a jövő mindenképpen az ilyen és ehhez hasonló megoldásoké, mely egy jóval átláthatóbb, gyorsabb és egyszerűbb ügymenetet tesz majd lehetővé mindenki számára.