EU-s partner ellenőrzése: BRIS, VIES és cégjegyzék – mit hol érdemes megnézni?

Egy új külföldi üzleti partner ellenőrzésénél könnyű abba a hibába esni, hogy egyetlen adatbázisból próbálunk minden fontos kérdésre választ kapni. Pedig más rendszer szolgál annak ellenőrzésére, hogy egy társaság milyen adatokkal szerepel a hivatalos cégnyilvántartásban, és más rendszerből derül ki, hogy az adott közösségi adószám érvényes-e az EU-n belüli ügyletekhez. 

Az Európai Unióban két különösen fontos eszköz a BRIS, vagyis a tagállami cégnyilvántartások összekapcsolására szolgáló rendszer, valamint a VIES, amely a közösségi adószámok ellenőrzésére használható. 

A két rendszer azonban nem helyettesíti egymást. Ezért ebben a cikkben bemutatjuk, hogy mire jó a BRIS, mire jó a VIES, mikor érdemes a nemzeti cégjegyzéket is ellenőrizni, és hogyan állítható össze ezekből egy gyakorlatias EU-s partnerellenőrzési folyamat. 

Tartalomjegyzék

• Miért nem elég egyetlen adatbázis egy EU-s partner ellenőrzéséhez? 
• Mi az a BRIS? 
  • Milyen adatok találhatók meg a BRIS-ben? 
• Mire használható a VIES? 
  • Mit jelent a „valid” eredmény? 
  • Mit jelent az „invalid” VIES-eredmény? 
  • Mit nem bizonyít a VIES-ellenőrzés? 
• Mikor érdemes a nemzeti cégjegyzéket is ellenőrizni? 
  • És mi a helyzet magyar cégnél?
• EU-s partnerellenőrzés 7 lépésben 
• Gyakori kérdések 

Miért nem elég egyetlen adatbázis egy EU-s partner ellenőrzéséhez? 

Egy üzleti partner ellenőrzése valójában több különböző kérdésből áll. Ilyen lehet például: 

• létezik-e a megadott társaság, 
• milyen néven és nyilvántartási számmal szerepel, 
• hol van a bejegyzett székhelye, 
• kik a nyilvántartott képviselői, 
• rendelkezik-e érvényes közösségi adószámmal, 
• egyeznek-e az üzleti partner által megadott adatok a hivatalos nyilvántartásokkal, 
• elérhető-e olyan cégirat vagy beszámoló, amelyre az adott ügylethez szükség van. 

Ezekre nem feltétlenül ugyanaz a rendszer ad választ: 

• BRIS/cégnyilvántartás: Ki ez a cég, és milyen hivatalos cégadatok érhetők el róla? 
• VIES: Érvényes-e az adott közösségi adószám az EU-n belüli ügyletekhez? 

A VIES-ben kapott érvényes eredmény tehát nem teszi feleslegessé a cégadatok vizsgálatát, ahogyan egy cégnyilvántartási találat sem igazolja automatikusan a közösségi adószám aktuális érvényességét. 

Mi az a BRIS? 

A BRIS – Business Registers Interconnection System az európai üzleti nyilvántartások összekapcsolására szolgáló rendszer. Az Európai e-Justice Portál „Find a company” szolgáltatásán keresztül az EU tagállamainak, valamint Izlandnak, Liechtensteinnek és Norvégiának az üzleti nyilvántartásaiban szereplő társaságokról lehet információt keresni. 

Fontos azonban, hogy a BRIS-t ne egy új, minden nemzeti nyilvántartást kiváltó „európai cégjegyzékként” képzeljük el. A rendszer lényege éppen az, hogy összekapcsolja a nemzeti nyilvántartásokat. Az Európai e-Justice Portálon megjelenő céginformáció a tagállami cégnyilvántartásokból érkezik. Ez partnerellenőrzésnél azért lényeges, mert az adatok elsődleges forrása továbbra is az adott ország hivatalos nyilvántartása. 

Milyen adatok találhatók meg a BRIS-ben? 

Az elérhető adattartalom az adott nemzeti nyilvántartástól és a társaság típusától is függhet. 

Az Európai e-Justice Portál szerint a BRIS-en keresztül az alapvető céginformációk mellett az adott nyilvántartás által rendelkezésre bocsátott további információk és dokumentumok is elérhetők lehetnek. 

Ilyen lehet például: 

• a létesítő okirat; 
• éves beszámoló; 
• jegyzett vagy jegyzettként nyilvántartott tőkére vonatkozó adat; 
• a társaság jogi képviselőire vonatkozó információ; 
• egyes további, a nemzeti nyilvántartásban kezelt cégdokumentumok. 

Nem szabad azonban abból kiindulni, hogy minden ország esetében pontosan ugyanaz az adattartalom és ugyanazok a dokumentumok állnak rendelkezésre. A nemzeti üzleti nyilvántartások által nyújtott szolgáltatások eltérhetnek. 

A BRIS „Find a company” szolgáltatásának lefedettsége sem jelenti azt, hogy bármilyen vállalkozási forma feltétlenül megtalálható benne. Ezért sikertelen keresés esetén érdemes az adott ország nemzeti nyilvántartását is megvizsgálni. 

Mire használható a VIES? 

A VIES – VAT Information Exchange System az EU-s áfaazonosítók ellenőrzésére szolgáló rendszer. 

Az Európai Bizottság hivatalos tájékoztatása kifejezetten hangsúlyozza, hogy a VIES nem önálló adatbázis, hanem keresőrendszer. A lekérdezéskor a tagállamok nemzeti áfaadatbázisaiból kap adatot. 

A VIES segítségével alapvetően azt ellenőrizhetjük, hogy az adott vállalkozáshoz megadott közösségi adószám érvényes-e az EU-n belüli határon átnyúló ügyletek szempontjából. 

Ez más kérdés, mint a társaság cégjogi létezése. Egy partnerellenőrzés során ezért a VIES-t célszerű adózási ellenőrzési pontként, nem pedig általános cégminősítő rendszerként használni. 

Mit jelent a „valid” eredmény? 

Ha a VIES érvényes – „valid” – eredményt ad, az azt jelenti, hogy a lekérdezett közösségi áfaazonosítóhoz a rendszerben érvényes EU VAT információ található. 

Partnerellenőrzési folyamatban célszerű dokumentálni: 

• az ellenőrzés dátumát, 
• a vizsgált közösségi adószámot, 
• a lekérdezés eredményét, 
• és – ha rendelkezésre áll – a lekérdezés hivatkozási számát. 

Mit jelent az „invalid” VIES-eredmény? 

Az „invalid” eredményből nem szabad automatikusan arra következtetni, hogy a cég nem létezik. 

Az Európai Bizottság tájékoztatása szerint az érvénytelen eredménynek több oka lehet. Például: 

• az adott VAT-szám nem létezik; 
• a szám nincs aktiválva EU-n belüli ügyletekre; 
• a szükséges regisztráció még nem fejeződött be. 

Ezért, ha egy üzleti partner olyan közösségi adószámot adott meg, amelyre a VIES „invalid” választ ad, érdemes először egyeztetni a partnerrel az adószámot és annak formátumát, majd szükség esetén ismét elvégezni az ellenőrzést vagy az illetékes adóhatóságnál további megerősítést kérni. 

Mit nem bizonyít a VIES-ellenőrzés? 

Ez az egyik legfontosabb gyakorlati kérdés. Egy érvényes közösségi adószám önmagában nem bizonyítja, hogy: 

• a vállalkozás pénzügyileg stabil, 
• nincs tartozása, 
• nincs vele szemben fizetésképtelenségi eljárás, 
• a kapcsolattartó jogosult a társaság képviseletére, 
• a tárgyaló személy valóban az adott vállalkozást képviseli, 
• a cég által megadott bankszámlaszám valóban hozzá tartozik, 
• a partner üzletileg „megbízható”. 

A VIES célja ennél szűkebb: a közösségi áfaazonosító ellenőrzését segíti. Ezért kockázatos lehet az a partnerellenőrzési gyakorlat, amely egy sikeres VIES-találat után lezártnak tekinti az ellenőrzést. 

Mikor érdemes a nemzeti cégjegyzéket is ellenőrizni? 

A BRIS jó kiindulópont lehet a határon átnyúló cégellenőrzéshez, de bizonyos esetekben célszerű közvetlenül az adott ország hivatalos cégnyilvántartását is megvizsgálni. 

Különösen indokolt lehet, ha: 

• a BRIS-ben nem találjuk a vállalkozást, 
• részletesebb vagy frissebb cégadatra van szükség, 
• konkrét cégdokumentumot szeretnénk beszerezni, 
• képviseleti jogosultságot kell ellenőrizni, 
• egy adott nemzeti cégstátusz jelentését kell értelmezni, 
• a BRIS-ben elérhető információ nem elegendő az adott üzleti döntéshez. 

A nemzeti nyilvántartások rendszere és adattartalma országonként eltérhet. Ezért egy német, francia vagy lengyel társaság ellenőrzésekor nem feltétlenül ugyanazokat az adatmezőket és dokumentumtípusokat fogjuk látni. 

És mi a helyzet magyar cégnél?

Magyar vállalkozás esetében a cegtalalo.hu oldalon lehetőség van cégnév, cégjegyzékszám vagy adószám alapján keresni a cégbíróságon nyilvántartott cégek között. 

A magyar Ctv. alapján a cégjegyzék fennálló és törölt adatai, valamint a cégiratok főszabály szerint nyilvánosak; a cégjegyzék adatairól pedig többek között cégkivonat, cégmásolat vagy cégbizonyítvány kérhető. 

EU-s partnerellenőrzés 7 lépésben 

Egy új európai partner vizsgálatát érdemes következetes folyamatként kezelni. 

1. Kérjük el a partner pontos hivatalos adatait 

Ne csak a weboldalon vagy e-mail-aláírásban szereplő adatokból induljunk ki, hanem kérjük el az alábbi adatokat is:  

• teljes cégnév, 
• bejegyzett székhely, 
• nemzeti nyilvántartási vagy cégjegyzékszám, 
• közösségi adószám, 
• szerződést aláíró személy neve és beosztása. 

2. Keressük meg a vállalkozást a BRIS-ben 

Ellenőrizzük, hogy megtalálható-e a partnerhez illeszkedő társaság, és egyeztessük a rendelkezésre álló alapadatokat. Különösen figyeljünk a hasonló vagy azonos cégnévvel működő társaságokra. 

3. Vessük össze a nyilvántartási adatokat a partner által megadott információval 

Például: 

• ugyanaz-e a hivatalos cégnév; 
• azonos-e a székhely országa és címe; 
• egyezik-e a regisztrációs szám; 
• megtalálható-e a képviseletre vonatkozó információ. 

Ha lényeges eltérést találunk, érdemes azt még a szerződéskötés előtt tisztázni. 

4. Szükség esetén nézzük meg a nemzeti cégnyilvántartást 

Különösen akkor, ha a BRIS nem ad elég részletes információt, vagy olyan cégirat szükséges, amely közvetlenül a nemzeti nyilvántartásból érhető el. 

5. Ellenőrizzük a közösségi adószámot a VIES-ben 

Az adószámot pontosan, a megfelelő országkóddal adjuk meg. 

A VIES-eredményt ne keverjük össze a cégjegyzéki ellenőrzés eredményével: itt kifejezetten a közösségi VAT-azonosító érvényességét vizsgáljuk. 

6. Dokumentáljuk az ellenőrzést 

Érdemes rögzíteni: 

• mikor történt a keresés; 
• mely rendszereket használtuk; 
• milyen azonosítókat ellenőriztünk; 
• milyen eredményt kaptunk; 
• milyen dokumentumokat mentettünk el; 
• volt-e eltérés, amelyet a partnerrel tisztázni kellett. 

7. Az ügylet kockázatához igazítsuk a további vizsgálatot 

Egy kisebb értékű egyszeri vásárlás és egy többéves, nagy összegű beszállítói szerződés nem feltétlenül igényel ugyanolyan mélységű átvilágítást. Nagyobb kockázatú ügyletnél szükség lehet további pénzügyi, fizetésképtelenségi, képviseleti vagy jogi ellenőrzésekre is. 

Gyakorlati példa: új német beszállító ellenőrzése 

Tegyük fel, hogy egy magyar vállalkozás először rendel nagyobb értékű árut egy német beszállítótól. 

A beszállító megadja: 

• a társaság nevét; 
• német címét; 
• nyilvántartási számát; 
• német közösségi adószámát; 
• valamint annak a személynek a nevét, aki a keretszerződést aláírja. 

Első lépésként a céget megkeressük a BRIS-en keresztül, és összevetjük az alapadatokat a beszállító által megadott információkkal. 

Második lépésként, ha a szerződés értéke indokolja, megvizsgáljuk az illetékes német cégnyilvántartásból elérhető további adatokat és dokumentumokat is. 

Harmadik lépésként a megadott német közösségi adószámot ellenőrizzük a VIES-ben. 

Ha mindhárom ellenőrzés konzisztens eredményt ad, az csökkenti annak kockázatát, hogy hibás vagy egymásnak ellentmondó alapadatok alapján kötünk szerződést. 

Ez azonban még ekkor sem jelent teljes körű „megbízhatósági minősítést”. Nagy összegű ügyletnél más szempontokat – például a fizetési feltételeket, a pénzügyi hátteret, a szerződéses biztosítékokat és a képviseleti jogosultságot – is külön vizsgálni kell. 

Gyakori kérdések 

Mi a különbség a BRIS és a VIES között? 
A BRIS az európai üzleti nyilvántartások összekapcsolására szolgál, és cégnyilvántartási információkhoz biztosít hozzáférést. A VIES ezzel szemben a közösségi áfaazonosítók érvényességének ellenőrzésére szolgáló rendszer. 

Ha a VIES szerint érvényes az adószám, akkor biztosan létezik és megbízható a cég? 
A VIES-eredményt nem szabad általános megbízhatósági minősítésként értelmezni. A rendszer a közösségi VAT-azonosító érvényességét ellenőrzi; a partner egyéb cégadatait és az ügylet szempontjából lényeges körülményeket külön kell vizsgálni. 

Mit jelent, ha a VIES szerint invalid az adószám? 
Több oka lehet. Előfordulhat, hogy az adószám nem létezik, nincs aktiválva EU-n belüli ügyletekre, vagy a regisztráció még nem fejeződött be. Érdemes az adatot először a partnerrel egyeztetni.