Külföldi cégekkel üzletelne? Ezekben az esetekben lehet szükség aláírási címpéldányra

A magyar cégek egy jó része mostanra egyértelműen nem csak a hazai, hanem a nemzetközi vérkeringésben is jelen van, így lényegében napi szinten üzletel külföldi partnerekkel. Az ezzel kapcsolatos ügyintézés ugyanakkor speciális dokumentumokat is igényelhet.

Tartalomjegyzék

• Kilépés a nemzetközi piacra
• Hogyan igazolhatjuk hitelt érdemlően jogosultságunkat?
  • Miért fontos az aláírás?
• Mi az az aláírási címpéldány?
  • Aláírási címpéldány vagy aláírás minta - nem mindegy
• Miért kérhet aláírási címpéldányt egy külföldi partner?
  • Mit érdemes tisztázni a partnerrel az aláírási címpéldány benyújtása előtt?
  • Milyen fordítási és hitelesítési követelmények lehetnek?
  • Hogyan szerezhető be az aláírási címpéldány?
• Összefoglalás
• GYIK

Kilépés a nemzetközi piacra

A globalizáció fogalma mára egyáltalán nem egy új és sokak számára ismeretlen jelenséget takar, hanem lényegében a mindennapok szerves részét, ami a civil és céges világot egyaránt érinti. Előbbi esetben ennek eredményével találkozhatunk az üzletekben, hiszen a külföldi termékek gyakran egyértelmű túlsúlyban vannak a hazaiakkal szemben. De az internetes platformok és globális kommunikációs hálók is ennek a részei, amik egyértelműen jelzik, hogy a globalizáció él és ma is jelen van.

A céges világban ez a nemzetközi piacok könnyebb átjárhatóságában, nyitottabbá válásában ölt testet, aminek részeként egyre több magyar vállalkozás lép ki a nemzetközi piacra, és köt üzleteket külföldi partnerekkel. Export, online értékesítés, nemzetközi beszállítói kapcsolatok, vegyes tulajdonú vállalatok - és még sorolhatnánk. A határokon átnyúló üzleti tevékenység ugyanakkor nemcsak új piacokat, hanem új elvárásokat is magával hoz, aminek a hiteles és megbízható nemzetközi adminisztráció is része. Ennek egyik fontos eleme az aláírási címpéldány mint az egyik legalapvetőbb céges hitelesítési dokumentum.

Hogyan igazolhatjuk hitelt érdemlően jogosultságunkat?

A cégek életében és a céges ügyintézés szempontjából rendkívül fontos szerepe van az egyes tagok jogosultságainak, hiszen lényegében ez határozza meg azt, hogy az adott ügyben ki járhat el hivatalosan is. Ez nem csak az eljáró szervek szempontjából fontos, de a cégen belüli feladatok és felelősségi körök tekintetében is nélkülözhetetlen szerepe van. A céges jogkörök jellemzően szintén jól dokumentáltak, hiszen az ezekre vonatkozó adatokat megtalálhatjuk például az alapító okiratban vagy a cégkivonatban is.

Az ügyintézés során ugyanakkor valamilyen módon igazolnunk is kell azt, hogy az adott ügykörben hivatalos eljárási jogunk van, hiszen a dokumentumokban szereplő adatok csak az egyik oldal, a másik pedig az, hogy hitelt érdemlően bizonyítjuk azt, hogy valóban mi vagyunk a jogosult személy. Erre persze a személyi okmányok is alkalmasak lehetnek, illetve a különböző elektronikus hitelesítési eljárások, ugyanakkor nem ritka, hogy valamilyen hitelesítő erejű dokumentumra van szükség, mint például az aláírási címpéldány, ami kézjegyünk alapján hitelesíti személyünket.

Miért fontos az aláírás?

Bár azt gondolhatjuk, hogy aláírásunk valójában csak egy egyszerű jel, amit egy papír végére firkálunk, egy nagyon is fontos azonosító eszközről van szó, hiszen az írásképünk a tudatalattink és reflexeink egyik fontos eleme. Ez még akkor is igaz, ha valaki nem is rendelkezik egy konkrét, kidolgozott kézjeggyel, hiszen a szakértők a legapróbb jelekből is képesek azonosítani az adott személyt. A céges világban ugyanakkor nagyon is fontos az egységes, nagyon is felismerhető sőt, hivatalos formában is rögzített aláírás kép. Az aláírási címpéldány pedig éppen az a dokumentum, amin keresztül ezt hivatalos formában is megtehetjük.

Mi az az aláírási címpéldány?

Az aláírási címpéldány lényegében egy hivatalosan rögzített és hitelesített aláírás minta, ami alapján a céges ügyintézés során is leegyszerűsödik az ügyintézésre jogosult fél azonosítása. A hivatalos megfogalmazás szerint ez egy közjegyző által kiállított, hivatalos okirat. Az aláírási címpéldány természetesen nem csak az céges aláírás mintáját, hanem az aláíró személyes adatait is rögzíti, ami által lényegében egy többlépcsős azonosítási lánc jön létre. Az aláírási címpéldányt értelemszerűen cégek és vállalkozások használják, hiszen a dokumentum nélkülözhetetlen lehet például cégalapításnál, ügyvezetők kinevezésénél és más céges ügyek intézése során. 

Az aláírási címpéldány önmagában is képes biztosítani azt, hogy az adott személy valóban hitelesített, a cég által is jóváhagyott és nem utolsó sorban jogszerű módon jár el az adott ügyben. A dokumentum legfontosabb része természetesen maga az aláírás minta, ami a kézírás képét rögzíti. Ennek ellenére azonban nem érdemes összekeverni a dokumentumot az aláírás-mintával, ami egy szintén létező dolog a céges világban is.

Aláírási címpéldány vagy aláírás minta - nem mindegy

Bár az aláírási címpéldány egy aláírás mintát rögzítő hivatalos dokumentum, közel sem egyenlő az aláírás-mintával, ami gyakran okoz zavart még céges körökben is. A fő különbség a hitelesítés, hiszen bár mindkét dokumentum a személyazonosság hitelesítésére szolgál, az ügyintézés során sokkal valószínűbb, hogy az eljáró fél az aláírási címpéldányt fogadja el, mint bizonyító erejű, hiteles dokumentumot. Alapvető különbség ugyanis, hogy az aláírási címpéldány hitelesítését közjegyző végzi, az aláírás-minta létrehozásához erre nincs szükség. Az alkalmazásukat tekintve általánosságban az mondható el, hogy az aláírási címpéldány elsősorban jogi és hivatalos céges ügyekben igényelt dokumentum, míg az aláírás-minta pénzügyi tranzakciók és banki ügyintézés során használják. Az, hogy éppen melyikre van szükség természetesen elsősorban az eljáró szerv előírásain múlik, de hivatalos céges ügyintézés során jellemzően az aláírási címpéldányra van szükség.

Miért kérhet aláírási címpéldányt egy külföldi partner?

Az aláírási címpéldány természetesen nem csak a hazai, hanem a nemzetközi céges ügyintézés kapcsán is felmerülhet, mint kötelezően benyújtandó dokumentum, hiszen a személyazonosság és jogosultságok igazolására nemzetközi szinten is megfelel. Külföldi üzleti partnerek elsősorban szerződéskötések során, vagy valamilyen jogi/pénzügyi kötelezettségvállalás miatt kérhetnek aláírási címpéldányt, így például hosszútávú vagy nagy értékű szerződések esetén, közös vállalat alapításakor, ingatlanvásárlás vagy befektetés kapcsán stb. 

Ezekben az esetekben természetesen a külföldi partner is attól szeretne meggyőződni, hogy az adott ügymenet során valóban egy arra jogosult személy írja alá a papírokat, ezzel garantálva az eljárás jogszerűségét. Ezt egyébként sokszor a helyi jogrendszer is megköveteli, ilyen szempontból tehát sok kapcsolódási pontot találunk a hazai és nemzetközi jogban is. Az aláírási címpéldány formai követelményeit tekintve azonban már nem ennyire egyenletes az összkép, így érdemes előre tisztázni, milyen előírásoknak és elvárásoknak feleljen meg a dokumentum.

Mit érdemes tisztázni a partnerrel az aláírási címpéldány benyújtása előtt?

A külföldi cégekkel kiépített partneri kapcsolatok sok utánajárást igényelhetnek, a jogrendszerek különbségei és az egyes cégek elvárásai ugyanis nagy hatással vannak arra, hogyan is zajlik az ügymenet, illetve milyen dokumentumokra lesz szükség. Ez utóbbi pedig sok esetben a konkrét formátumot is érinti, így néhány kérdést az aláírási címpéldány kapcsán is érdemes már jó előre tisztázni, elkerülve a félreértéseket, esetleg a határidők csúszását. Ilyen lehet pl:

• A dokumentum nyelve
• Szükség van-e hiteles fordításra?
• Elfogadott-e az elektronikus aláírási formátum
• Szükség van-e apostille hitelesítésre?

Ezek az információk segítenek elkerülni a többszöri kiállítást, fordítást vagy kiegészítést, amely nemcsak időigényes, de költséges is lehet.

Milyen fordítási és hitelesítési követelmények lehetnek?

A külföldi országok jogrendszere vagy az egyes cégek működési szabályai sok esetben követelik meg azt, hogy a magyar nyelvű aláírási címpéldány helyett nem csak egy valamilyen külföldi nyelvre - akár angol, akár a befogadó ország saját nyelve - lefordított dokumentumot kapjanak, de ez a fordítás is külön hitelesítéssel rendelkezzen, ezzel garantálva, hogy sem tartalmilag, sem formailag nincs lehetőség semmilyen félreértésre.

A hiteles fordítás elkészítése hosszabb procedúra is lehet, ami plusz költségekkel jár, hiszen ilyen példány az OFFI vagyis az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda vagy más hivatalosan regisztrált fordítóiroda állíthat ki. Ezek az irodák sokszor túlterheltek, így egy olyan egyszerűbb dokumentum, mint az aláírási címpéldány hiteles fordítása is hosszadalmas lehet. A nemzetközi dokumentumokat tekintve érdemes lehet még tisztában lenni az apostille fogalmával is, ami a Hágai Egyezmény aláírói között elismert, nemzetközi hitelesítési forma.

Hogyan szerezhető be az aláírási címpéldány?

Az aláírási címpéldány fizetés ellenében, közjegyzőnél igényelhető. Az eljárás szerencsére meglehetősen gyors és abszolút rutinszerűnek számít, de érdemes előre felkészülni, hogy semmi ne lassítsa a folyamatot. A hiteles aláírás-minta rögzítéséhez és az aláírási címpéldány létrehozásához szükség lesz a személyazonosság igazolására (személyi igazolvánnyal, útlevéllel stb.), a cégképviselet igazolására (cégkivonat, cégmásolat stb.), illetve magát az aláírást is a közjegyző előtt szükséges rögzíteni. A kiállítás akár 30–60 percen belül megtörténhet, és a legtöbb közjegyző előzetes időpont-egyeztetés után fogadja az ügyfeleket.

Összefoglalás

Az aláírási címpéldány nem csupán egy hivatalos okirat, hanem egy bizalmi eszköz a nemzetközi üzleti kapcsolatokban, ami azt bizonyítja, hogy a magyar cég részéről valóban az arra jogosult személy írja alá a dokumentumokat. Emiatt külföldi partnerek is gyakran igénylik ezt a dokumentumot. A formátum kapcsán mindenképpen érdemes előre egyeztetni, hiszen adott esetben akár hiteles fordításra vagy apostille hitelesítésre is szükség lehet, a fogadó ország jogrendjétől és a cégek működésétől függően.

GYIK

1.Meddig érvényes az aláírási címpéldány?
A dokumentumnak nincs konkrét lejárati ideje, de célszerű néhány évente frissíteni, főleg ha a cégképviselet személye vagy az aláírás változik.

2.Minden ország kéri az apostille hitelesítést?
Nem. Az apostille csak akkor szükséges, ha a partnerország a Hágai Apostille Egyezmény tagja, és előírja ezt a hitelesítési formát. Ázsiában vagy Afrikában például gyakran konzuli hitelesítés szükséges helyette.

3. Használható ugyanaz a címpéldány több partner felé?
Igen, de csak akkor, ha az adott partner által kért formai követelményeknek is megfelel. Ha például az egyik partner német nyelvű fordítást kér, a másik angolt, akkor külön-külön fordításokra lesz szükség.