Mikor és miért kérhet tőlünk egy harmadik fél aláírási címpéldányt?

A cégek számára a bürokrácia egy megkerülhetetlen terület, hiszen a szabályos működés és az ügyintézés is számos különböző dokumentumot követelhet meg. Ez utóbbi szempontjából lehet érdekes az aláírási címpéldány, ami lényegében az eljárásra való jogosultságunkat és személyazonosságunkat hivatott igazolni.

Tartalomjegyzék

• A jogosultságok kérdésköre
  • Hogyan igazolhatjuk magunkat?
• Az aláírás mint azonosító
• Az aláírási címpéldány fogalma
  • Mire használják az aláírási címpéldányt?
  • Mit tartalmaz az aláírási címpéldány?
• Aláírási címpéldány és aláírási-minta - mi a különbség?
• Mikor kérhetnek tőlünk aláírási címpéldányt?
  • Banki ügyintézés
  • Szerződéskötés
  • Pályázati eljárások
• Hogyan szerezhető be az aláírási címpéldány?
• Összefoglalás
• GYIK

A jogosultságok kérdésköre

A jogok és kötelességek kérdésköre nem csak a céges világban, hanem akár a magánszemélyek szintjén is mindennapos téma, bár sokat hallott megállapítás, hogy a többség inkább csak az előbbivel van tisztában. A céges világban ugyanakkor nagyon is fontos és releváns téma az, hogy az egyes tagok milyen jogosultságokkal bírnak, hiszen ez a cég mindennapos működése szempontjából sem elhanyagolható, a céges ügyintézés tekintetében pedig egyenesen megkerülhetetlen, hiszen az esetek túlnyomó többségében csak az arra jogosult tagok járhatnak el bizonyos ügyekben.
A sok különböző céges dokumentum közül természetesen olyat is találunk, mely a céges működést és a tagok jogköreit tisztázza, hiszen a társasági szerződés vagy éppen az alapító okirat többek között erre hivatott létrejönni. A jogosultságok tisztázása tehát esszenciális jelentőséggel bír, ugyanakkor az is fontos, hogy az ügyintézés során valamilyen hivatalos formában képesek legyünk magunkat igazolni, ezzel is bizonyítva azt, hogy a cég szabályainak megfelelően jogosan járunk el az adott ügyben. Az azonosításra persze szintén számtalan módszer létezik, azonban a dokumentumok szintjén maradva mindenképpen az aláírási címpéldány az, amiről beszélnünk kell.

Hogyan igazolhatjuk magunkat?

Személyazonosságunk igazolására számtalan módszer áll rendelkezésre különösen manapság, amikor a biometrikus azonosítás is abszolút fejlett szinten tart. Az online ügyintézés területén - különösen ha okostelefonról történik - már ez is abszolút releváns azonosítási lehetőség, ahogy például a különböző jelszavak, a többlépcsős hitelesítés, az Ügyfélkapu+ kapcsán előtérbe került hitelesítő alkalmazások vagy épp az SMS-üzenetek is a modern megoldások közé sorolhatók.
A cégek szintjén ez azonban nem mindig járható út, hiszen az azonosítás itt elsősorban azt szolgálja, hogy az adott személy jogosan képviseli-e az adott céget az ügyintézés során. Az azonosítási kritériumokat pedig a legtöbb esetben a másik fél határozza meg, hiszen mást követelhet egy bank és megint mást egy pályázati eljárás vagy egyéb hivatalos céges ügyintézés. A céges világban pedig a leggyakrabban előforduló azonosító és hitelesítő erejű dokumentum kétségtelenül az aláírási címpéldány.

Az aláírás mint azonosító

Az aláírással vagy írásképpel történő azonosítás mostanra talán kissé idejétmúltnak tűnik és valóban sokkal inkább kötődik a papír alapú dokumentumok korszakához, semmint a digitalizációhoz, ugyanakkor mégis egy jól bevált módszer arra, hogy a céges tagok azonosítását és jogosultságainak ellenőrzését elvégezzük. A grafológia nem véletlenül vált külön tudománnyá, hiszen az íráskép is rengeteget elárulhat valakiről, illetve kétséget kizáróan segíthet azonosítani egyes személyeket.
Az aláírási címpéldány esetén persze nem szükséges tudományos mélységekbe merülni, hiszen itt lényegében arról van szó, hogy az egyes tagok egy hivatalos formában elkészített dokumentumon feltüntetve az aláírásukat, lényegében írásképükkel igazolják személyazonosságukat. Ez alapján akár az aláírás-mintával is könnyű lenne összekeverni ezt a dokumentumot, az aláírási címpéldány azonban a hitelesítést szempontjából is egészen más szintet képvisel, mint az előbbi dokumentum.

Az aláírási címpéldány fogalma

Az aláírási címpéldány egy közjegyző vagy ügyvéd által hitelesített dokumentum, mely tanúsítja, hogy a vállalkozás nevében jogszerűen eljáró személy/személyek milyen módon írnak alá. Ez tehát tulajdonképpen egy aláírás mintát tartalmazó hivatalos dokumentum, ami a hivatalos ügyintézés során azonosításra is szolgál.

Mire használják az aláírási címpéldányt?

Az aláírási címpéldányt értelemszerűen cégek és vállalkozások használják, hiszen a dokumentum nélkülözhetetlen lehet cégalapításnál, ügyvezetők kinevezésénél vagy különféle jogi és céges ügyek intézése során. Az aláírási címpéldány önmagában képes biztosítani azt, hogy az aláírásért felelős személy hitelesített, jogszerű módon jár el a cég megbízásából.

Mit tartalmaz az aláírási címpéldány?

Az aláírási címpéldány legfontosabb része egyértelműen a hivatalosan is rögzített aláírás minta, hiszen a lényegi azonosítás ez alapján történik. Nem mindegy azonban természetesen, hogy az aláíró fél melyik cég nevében jár el, hiszen az sem ritka, hogy egy személy több cégben is érdekelt, illetve ügyintézésre jogosult. Az aláírási címpéldány egy meglehetősen egyszerű dokumentum és tartalmi/szerkezeti szempontból jellemzően az alábbiak szerint épül fel: 

• Cégnév
• Aláírásra jogosult személy(ek) neve
• Beosztása
• Az aláírás mintája (kézzel írott formában)
• A dokumentum kibocsátásának helye és ideje
• Közjegyzői vagy ügyvédi hitelesítés.

Aláírási címpéldány és aláírási-minta - mi a különbség?

Mivel az aláírási címpéldány egy aláírás mintát tartalmazó dokumentum, gyakran keverik össze a hozzá nagyon hasonló, de a hitelesítés szempontjából nagyon is különböző aláírási-mintával. Bár tény, hogy mindkét dokumentum a személyazonosság igazolására szolgál és az aláírás képét rögzíti, az ügyintézés során sokkal valószínűbb, hogy az eljáró fél csak az előbbit fogadja el, mint hitelt érdemlően bizonyító dokumentumot. Az alapvető különbségek a két dokumentum között a következők:

1. A hitelesítés módja: az aláírási címpéldányt közjegyző hitelesíti, az aláírás-minta létrehozása azonban ezt nem követeli meg.
2. Alkalmazási terület: az aláírási címpéldányt elsősorban jogi és céges ügyekben, míg az aláírás-mintát zömében pénzügyi tranzakciók és banki ügyintézés során használják.
3. Költségek: az aláírási címpéldány kiállítása díjköteles, az aláírási minta azonban rendszerint díjmentes.
4. Előírások: az aláírási címpéldány megléte sok esetben jogszabály által előírt, az aláírási-minta kapcsán azonban elsősorban az intézmények belső szabályzata a mérvadó.

Mikor kérhetnek tőlünk aláírási címpéldányt?

Aláírási címpéldányt számos különböző esetben kellhet bemutatni, hiszen a céges ügyintézés során egyáltalán nem ritka az, hogy ilyen formában is igazolni kell az eljárásra való jogosultságunkat. A követelmények és a feltételek ügykörönként, illetve intézményenként változhatnak, de az aláírási címpéldány megléte mindenképpen fontos része a cég szabályos működésének és a gördülékeny ügyintézésnek. Nézzünk meg néhány adekvát példát arra, hogy mikor és ki kérhet tőlünk aláírási címpéldányt.

Banki ügyintézés

A bankok jellemzően a bankszámlanyitás során kérik be az aláírási címpéldányt, hiszen jogszerűen csak akkor van lehetőség a számlanyitásra, ha a bank meggyőződhet arról, hogy a számlát nyitó személy jogosult a cég nevében eljárni. Emellett a későbbi banki tranzakciók során (pl. meghatalmazások, hiteligénylés) is előfordulhat, hogy a bank újra bekéri ezt a dokumentumot.

Szerződéskötés

Ha egy vállalkozás szerződést köt egy partnercéggel - különösen nagyobb volumenű, pénzügyileg jelentős megállapodások esetén - a másik fél gyakran megköveteli az aláírási jogosultság igazolását. Ez biztosítja, hogy a szerződés megfelel a hatályos jogszabályoknak és az aláíró felek is jogosultak az ügyintézésre.

Pályázati eljárások

A pályázati eljárások során szinte biztos, hogy egy ponton majd szükség lesz az aláírási címpéldányra, amin keresztül a kiíró szervezet ellenőrizheti azt, hogy a beadott dokumentumokat valóban az arra jogosult személy látta el az aláírásával. Egy hibás vagy hiányzó címpéldány formai kizárást eredményezhet.

Hogyan szerezhető be az aláírási címpéldány?

Az aláírási címpéldány közjegyző vagy ügyvéd bevonásával készíttethető el. A dokumentum létrehozásához szükség lesz a cégkivonatra, a személyes okmányokra és természetesen az aláírásra jogosult személy jelenlétére is. Az eljárás meglehetősen gyors, hiszen az eljárási díj befizetése után akár már egy napon belül is elkészülhet az aláírási címpéldány.

Összefoglalás

Az aláírási címpéldány a vállalkozások egyik legfontosabb hivatalos dokumentuma, amely elengedhetetlen különböző pénzügyi, jogi és adminisztratív eljárások során. Segítségével könnyen és hiteles formában igazolható az, hogy az adott személy valóban jogosult-e a cég nevében eljárni. A dokumentum beszerzése meglehetősen egyszerű, megléte ugyanakkor nélkülözhetetlen, hiszen számos alkalommal kérhetik be a különböző szervek az ügyintézés során.

GYIK

Hogyan pótolható az elveszett aláírási címpéldány?

Ebben az esetben a dokumentumot a már ismertetett formában újra el kell készíteni, ugyanúgy közjegyző vagy ügyvéd bevonásával. Ebben az esetben a dokumentum elkészítésének a díja ismét befizetendő, de a létrehozás ugyanolyan gyors, mint az első esetben.

Mikor szükséges frissíteni az aláírási címpéldányt?

Az aláírási címpéldány frissítése több esetben is indokolt lehet, mint pl.: változik az aláíró személye (új ügyvezető kinevezése stb.), megváltozik az aláíró neve, változik az aláírás módja, megváltoznak a cégadatok, cégbíróság vagy hatóság kéri a dokumentum frissítését stb. A cégbejegyzéshez és a cégnyilvántartásban szereplő változásokhoz mindig friss aláírási címpéldányt kell benyújtani.

Egy aláírási címpéldányon több aláíró is szerepelhet?

Igen, egy aláírási címpéldányon több aláíró is szerepelhet, ha a cég képviseletére több személy jogosult, pl.: együttes képviselet esetén. Ebben az esetben az aláírási címpéldányon mindegyik aláíró neve, beosztása, aláírása, valamint az aláírási mód (együttes/önálló) feltüntetésre kerül.