Társasági szerződés vagy alapító okirat? Ezekben a helyzetekben nem mindegy, mit csatol

A cégek életében számos dokumentum kerül kiállításra és tárolásra, ez a folyamat pedig már az alapításkor elkezdődik. Már ekkor sem mindegy azonban, hogy milyen papírral fektetjük le a cég alapjait, ezt a kérdést pedig sok félreértés övezi.

Tartalomjegyzék

• Jól dokumentált cégalapítás
• Mire szolgál a társasági szerződés?
  • Mit tartalmaz a társasági szerződés?
• Mire szolgál az alapító okirat?
  • Mit tartalmaz az alapító okirat?
• Mi a különbség a társasági szerződés és az alapító okirat között?
  • Melyikre lesz szükség céges ügyintézés során?
  • Honnan tudjuk, hogy milyen dokumentumok kérnek be?
• Milyen ügyintézés lehet szükség a dokumentumokra?
• Összefoglalás
• GYIK

Jól dokumentált cégalapítás

A bürokrácia a hazai céges ügyintézésnek is szerves része, hiszen a folyamatoknak sokszor rendkívül szigorúan szabályozott előírásoknak kell megfelelni. A számtalan céges papír és dokumentum persze nem csak felesleges adathalmozás és kollekció, hiszen ezekre sok esetben gyakorlati szükség is van, elsősorban a különböző céges ügyintézések során. Az persze rendkívül eltérő, hogy épp melyik dokumentumot kérik be az adott ügykörhöz, ám egy jól felkészült céges képviselő mindig figyel a részletekre és a megfelelő paksamétával indul neki az ilyen jellegű folyamatoknak.

A feladat persze korántsem egyszerű, hiszen a cégek működéséhez kapcsolódó dokumentáció már azok megalapításakor elindul. Egy cég sem létezhet törvényesen ugyanis a megfelelő alapító papírok nélkül, amik a céges adatait, felépítését, tevékenységét és más, a törvények szerint meghatározott adatokat tartalmaznak. Könnyen előfordulhat azonban, hogy már ebben a fázisban is zavar támad, hiszen ezen a területen léteznek olyan látszólag rokonértelmű fogalmak, melyek között elsőre igencsak nehéz különbséget tenni, így sokszor az sem világos, hogy melyikre is van szükség, melyik vonatkozik a mi esetünkre. 

Gyakori félreértés például, hogy a társasági szerződés és az alapító okirat között nem tesznek különbséget, holott valójában egyáltalán nem mindegy, hogy az alapítás során milyen dokumentum készül. Ez pedig nem csak a törvényes cégalapítás és működés szempontjából fontos kérdés, hanem a későbbi céges ügyintézés kapcsán is. A különböző ügykörök és eljárások más-más dokumentumokat követelhetnek meg, a cégek részéről pedig az a legfontosabb, hogy mindig rendelkezésre álljanak a megfelelő papírok, ezzel is segítve a gördülékeny ügymenetet, ami minden cég jól megfontolt érdeke.

Mire szolgál a társasági szerződés?

A társasági szerződés egy gazdasági társaság alapító dokumentuma, melynek keretében több tag adatai, illetve azok jogai és kötelezettségei is rögzítésre kerülnek. Leggyakrabban betéti társaságok (Bt.) vagy korlátolt felelősségű társaságok (Kft.) esetében találkozunk ezzel a dokumentummal. A társasági szerződés esetében a lényeg tehát az, hogy a céget több tag alapítja, így az ő közös viszonyrendszerüknek és jogaiknak a rögzítése is megtörténik ebben a dokumentumban. Ha úgy tetszik tehát, ebben az esetben is egy alapító dokumentumról van szó, ám mivel egy több tagot számláló gazdasági társulásról beszélünk, a köztük fennálló szerződéses kapcsolatot kell rögzíteni ilyen formában, innen is az elnevezés.

Mit tartalmaz a társasági szerződés?

A társasági szerződés tartalmazza többek között a cég nevét, székhelyét, tevékenységi körét, a törzstőkét, valamint a tagok üzletrészét és szavazati arányát. A társasági szerződés lényeges funkciója, hogy rendezze a belső viszonyokat a tagok között, és alapot adjon a cég működésének hosszútávú szabályozásához. Ennek megfelelően a társasági szerződés nem csak az alapításkor tekinthető fontos dokumentumnak. Tény, hogy lényegében ez a cég működésének fundamentuma, hiszen nélküle a gazdasági társaság sem jöhetne létre törvényesen, a dokumentum funkciója ugyanakkor a cég teljes működése során megmarad és gyakorlati haszonnal is bír.

Mire szolgál az alapító okirat?

Az alapító okirat talán beszédesebb névvel bír, mint a társasági szerződés, hiszen ez esetben már ebből is abszolút világos, hogy mire is szolgál a dokumentum. A funkció tekintetében ugyanakkor nem tér el a társasági szerződésről, hiszen itt is egy társaság megalapításáról van szó. Fontos azonban, hogy míg a társasági szerződés több tag viszonyrendszerét és a cégben betöltött szerepüket és jogkörüket rögzíti írásos formában, addig az alapító okirat olyan társaságok esetében érvényesíthető, melyeket egyetlen személy alapít. Ha úgy tetszik, az alapító okirat a társasági szerződés “személyre szabott” változata, hiszen ez esetben egyetlen személyről és nem több tag megállapodásáról van szó. Emiatt jellemzően egyszemélyes Kft.-k alapításakor használják ezt az okiratot.

Mit tartalmaz az alapító okirat?

Az alapító okiratban ugyanúgy szerepelnie kell a cég alapvető adatainak: a névnek, székhelynek, tevékenységi körnek, törzstőkének és a képviselet szabályainak. Bár kevesebb fél érintett, a dokumentum hivatalos és kötelező része a cégalapításnak, és számos ügyintézési helyzetben kérhetik. Ezért is fontos, hogy mindig aktuális adatok szerepeljenek benne, ez pedig azt is jelenti, hogy a cég működése során fellépő változásokat is vezetni és hivatalosan jelezni kell, hiszen ezek a cég szerkezetére, tevékenységére és természetesen az ügyintézés során lehívásra kerülő hivatalos adatokra is hatással vannak. Ez a kötelezettség a társasági szerződés esetében is alapvető.

Mi a különbség a társasági szerződés és az alapító okirat között?

A funkciót tekintve a társasági szerződés és az alapító okirat között valóban nem igazán tehetünk különbséget, hiszen mindkét esetben egy cég, gazdasági társaság létrehozásáról van szó, aminek hivatalossá tételét garantálják ezek a dokumentumok. A tartalmi elemek terén szintén nagyjából azonosnak mondható a két irat, bár a társasági szerződés a tagok egymás közötti viszonyát is rögzíti, míg az alapító okirat esetében erre értelemszerűen nincs szükség. A legfontosabb különbség ugyanakkor az alapítók számából fakad, hiszen a társasági szerződés egy többtagú társaság alapító dokumentuma, míg az alapító okiratot egyszemélyes társaság hozza létre. További eltérés, hogy a társasági szerződéshez gyakran ügyvéd közreműködésével létrejövő konszenzus szükséges, hiszen több tagról beszélünk, az alapító okirat szempontjából ez ugyanakkor nem szükséges. Jogi és adminisztratív szempontból végső soron azt mondhatjuk, hogy mindkét dokumentum ugyanolyan súllyal és jelentőséggel bír, és a cégbírósági bejegyzéshez mindkettő kötelező.

Melyikre lesz szükség céges ügyintézés során?

Mivel a cég típusa és a cégforma azt is meghatározza, hogy alapításkor melyik dokumentum kerül kiállításra, így természetesen ez a leginkább formatív irányelv. Egy egyszemélyes Kft. értelemszerűen nem rendelkezik társasági szerződéssel, ahogy egy többtagú társaság számára sem feltétlenül szükséges külön alapító okirat létrehozása. A különböző ügykörök és eljárások mentén persze az eljáró hatóság dönti el azt, hogy milyen dokumentumokat kér be az ügyintézéshez, ám mivel jogi és adminisztratív értelemben a társasági szerződés és az alapító okirat lényegében megegyeznek, ilyen esetekben is megfeleltethetők egymásnak. Praktikus megoldás lehet, ha az iratokat digitálisan és papíralapon is könnyen elérhető helyen tároljuk, így bármilyen ügyintézésnél azonnal hozzáférhetünk. Amennyiben bizonytalanok vagyunk, természetesen jogász vagy könyvelő segítségét is kérhetjük, ezzel elkerülve a felesleges köröket és az időveszteséget.

Honnan tudjuk, hogy milyen dokumentumok kérnek be?

Mivel a legtöbb ügyintézés során a társasági szerződés vagy alapító okirat csak egy dokumentum a sok közül, mindenképpen érdemes előzetesen tájékozódni, hogy az eljárás során milyen iratokra lesz szükség. Ezek az információk jellemzően könnyen hozzáférhetők az erre dedikált platformokon, pályázatok esetében a pályázati kiírási oldalakon, így mindenki jó előre felkészülhet az ügyintézéshez szükséges papírok összekészítésével is, ezzel is segítve a gyorsabb, gördülékeny ügymenetet.

Milyen ügyintézés lehet szükség a dokumentumokra?

Természetesen a gyakorlatban is számos olyan helyzet adódik, mikor a cég alapítását igazoló dokumentumokat - legyen az társasági szerződés vagy alapító okirat - is be kell mutatni. Gyakori példák a pályázati eljárások, a banki ügyintézések - hitelkérelem, számlanyitás, tranzakciók - de szerződéskötések vagy beszállítói kapcsolatok esetében is szükség lehet ezekre a papírokra. Mivel funkciójukat és jogi erejüket tekintve ezek alapvetően megegyeznek, hogy mikor melyikre van szükség természetesen az dönti el, hogy többtagú, vagy egyszemélyes céggel kapcsolatos az ügyintézés.

Összefoglalás

A társasági szerződés és az alapító okirat közötti különbség alapvetően az alapítók számából ered. Többtagú cégeknél társasági szerződés, egyszemélyes cégeknél alapító okirat készül, de mindkettő azonos jogi súllyal bír. Az ügyintézés során mindig a megfelelő dokumentumot kell csatolni, legyen szó pályázatról, banki ügyletről vagy partneri ellenőrzésről. A megfelelő eligazodás segíti a gördülékeny ügyintézést és a cég működésének hitelességét.

GYIK

Mikor kell társasági szerződés és mikor alapító okirat?
A társasági szerződés és alapító okirat különbségét a tagok száma dönti el. Ha tehát többtagú cégről van szó, akkor az alapításkor az előbbi kerül létrehozásra, egyszemélyes cégek esetén pedig az alapító okirat lesz az alapításra szolgáló hivatalos dokumentum.

A két dokumentum tartalmilag megegyezik?
Nagy vonalakban igen, ugyanakkor a társasági szerződés esetében az is fontos, hogy a tagok közötti viszonyrendszert tisztázza, egy egyszemélyes cég esetén pedig ez a rész értelemszerűen nem releváns, így az alapító okiratból is hiányzik.

Ügyintézés során melyik dokumentumot kérhetik?
Mindkettőt, attól függően, hogy a társaság többtagú vagy egyszemélyes. Mivel a két dokumentum jogi és adminisztratív értelemben ugyanaz, így a társaság formája dönti el, hogy az ügyintézés során melyiket kell benyújtani.